Einsatz einer modernen Buchhaltungssoftware

Auch Franchise-Unternehmen sind zur Buchführung verpflichtet und müssen dementsprechend dafür sorgen, dass sämtliche Einnahmen und Ausgaben sorgfältig dokumentiert werden, um die korrekte Menge an Steuern an das zuständige Finanzamt abzuführen. Dabei bringt ihnen eine moderne Buchhaltungssoftware vielfältige Vorteile, zu denen unter anderem zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten sowie die Bereitstellung von Berichten und Analysen in Echtzeit zählen. Hierdurch haben Führungskräfte stets Zugriff auf aktuelle Daten, sodass fundierte Entscheidungen getroffen werden. 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich anfallende Ausgaben leicht nachverfolgen lassen, was bei der Identifizierung von ineffizienten Prozessen hilft. Eine effiziente digitale Buchhaltung ist in diesem Kontext entscheidend für Franchise-Unternehmen, um Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Die XRechnung-Lösung von Lexware ist zum Beispiel eine einfache und gesetzeskonforme Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden. 

Die Nutzung geeigneter Rechnungsformate ist entscheidend

Zu bedenken ist, dass sich das Rechnungswesen durch den Einsatz elektronischer Rechnungen zwar digitalisieren lässt, eine solche Rechnung aber nicht zwingend auch den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht. Das liegt daran, dass diese strengen Anforderungen an E-Rechnungen stellt, die unter anderem von der XRechnung erfüllt werden. Wer kein Risiko eingehen möchte, sollte daher auf ein Rechnungsformat setzen, welches sämtlichen gesetzlichen Vorgaben entspricht, wie es bei der XRechnung der Fall ist. 

Optimierung der Kommunikation 

Wenn ein Franchise-Unternehmen betrieben wird, ist die Kommunikation zwischen Franchisenehmer und Franchisegeber von größter Bedeutung, damit der Betrieb erfolgreich wirtschaftet. Es gibt einige digitale Tools, die bei der Kommunikation unterstützen und dafür sorgen, dass es zwischen beiden Parteien zu keinen Missverständnissen kommt. Zu diesen zählen zentralisierte Kommunikationsplattformen, auf die sowohl Franchisenehmer als auch Franchisegeber Zugriff haben. Wenn nur ein einziges System eingesetzt wird, um Nachrichten auszutauschen und Dokumente freizugeben, lässt sich schließlich gewährleisten, dass beide Parteien stets Zugriff auf dieselben Informationen haben. Beim Einsatz verschiedener Systeme hingegen kann es neben Verzögerungen auch schnell zu schwerwiegenden Missverständnissen kommen. 

Automatisierungsmöglichkeiten nutzen

Auch bei der Kommunikation können Unternehmen im Franchise-Bereich Automatisierungen nutzen, um Prozesse effizienter zu gestalten und auf diese Weise den Arbeitsaufwand zu reduzieren. Durch die Verwendung von automatisierten E-Mail-Systemen werden Informationen hinsichtlich bestimmter Werbeaktionen, betrieblicher Änderungen sowie neuer Richtlinien schnell und unkompliziert an Franchisenehmer versendet, sodass diese sofort Zugriff auf relevante Updates haben. 

Feedback-Mechanismen implementieren

Damit eine optimale Zusammenarbeit zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer gewährleistet ist, müssen Feedback-Mechanismen in die Kommunikation integriert werden. Um dies auf effiziente Art und Weise umzusetzen, kommen digitale Tools zum Einsatz, zu denen unter anderem die folgenden zählen:

• Feedback-Boxen
• Virtuelle Meetings
• Interne soziale Netzwerke

Die Integration von Feedback-Boxen erlaubt es Franchise-Unternehmen, Kritik und Verbesserungsvorschläge unkompliziert beim Franchisegeber einzureichen. Es lassen sich regelmäßig virtuelle Meetings abhalten, um sich auszutauschen und Feedback direkt vorzutragen und gemeinsam auszudiskutieren. Ein großer Vorteil hierbei besteht darin, dass ein offener Austausch stattfindet, bei dem beide Parteien ihre Perspektive schildern. Die Implementierung von internen sozialen Netzwerken sorgt außerdem dafür, dass relevante Themen und Ideen diskutiert und Erfahrungen untereinander ausgetauscht werden. 

Video: Franchisenehmer werden - Alles was du wissen musst

Schulung der Mitarbeiter

Bei der Führung eines Franchise-Unternehmens muss sichergestellt sein, dass gewisse Standards eingehalten werden, die der jeweilige Franchisegeber aufstellt. Dementsprechend ist eine Schulung der Mitarbeiter bezüglich dieser Standards erforderlich. Mittlerweile müssen allerdings keine Fachkräfte mehr an die jeweiligen Standorte geschickt werden, welche die Schulungen der Mitarbeiter übernehmen. Stattdessen können Franchisegeber Online-Schulungsprogramme entwickeln und diesen sämtlichen Franchisenehmern zur Verfügung stellen. 

Dies führt zu entsprechenden Effizienzgewinnen für beide Parteien: Der Franchisegeber muss die Schulungsprogramme nur einmal erstellen und kann diese anschließend immer wieder nutzen. Der Franchisenehmer profitiert von einer hohen Flexibilität, da neue Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die jeweiligen Inhalte haben. Diese lassen sich bei Bedarf auch mehrmals aufrufen, um das Verständnis dieser zu verbessern. 

Kundenbeziehungen verbessern

Der Einsatz von digitalen Tools wirkt sich positiv auf die Pflege von Kundenbeziehungen aus, was hauptsächlich daran liegt, dass CRM-Systeme (Customer Relationship Management) eine zentrale Verwaltung von sämtlichen Kundendaten möglich machen. Dementsprechend haben Franchise-Unternehmen jederzeit Zugriff auf umfangreiche Informationen, die den jeweiligen Kunden betreffen. Dies kann genutzt werden, um personalisierte Angebote zu erstellen und Nachrichten zu versenden, die genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden zugeschnitten sind. Auf diese Weise lässt sich die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass der Kunde dem Franchise treu bleibt, weil er bereits in der Vergangenheit positive Erfahrungen gemacht hat.

Einfluss auf den Kundenservice

Besonders wichtig ist die Nachverfolgbarkeit aller Kundeninteraktionen, die mit der Implementierung eines CRM-Systems einhergeht. Grund hierfür ist, dass Mitarbeiter hierdurch einsehen können, wie die Kommunikation mit einem Kunden bisher verlaufen ist. Diese Informationen lassen sich nutzen, um potenzielle Probleme zeitnah ausfindig zu machen, was eine schnelle Problemlösung nach sich zieht. Eine schnelle Lösung von Problemen stärkt wiederum das Vertrauen von Kunden in die Marke und wirkt sich somit positiv auf die Kundenbindung aus. Zufriedene Kunden empfehlen Produkte und Dienstleistungen gerne weiter, sodass Verbesserungen im Kundenservice des Weiteren positive Effekte auf die Kundengewinnung als Franchisenehmer haben.